PANDUAN PENGGUNAAN GOOGLE EFORM GK

 

Google Sheets for android

Google EForm GK

Google EForm GK merupakan tapak fail Google Sheets yang digunakan sebagai alternatif untuk mengumpul data markah secara online daripada guru subjek. Pengguna berdaftar akan memperoleh link khas kepada tapak Google EForm GK untuk kegunaan kutipan data markah sekolah berkenaan. Kemudahan ini mungkin diperlukan dalam situasi berikut:

1. Laman web SAPS dalam penyelenggaraan atau tidak menyediakan kemudahan tapak untuk input markah sesuatu ujian/peperiksaan.

2. Pihak sekolah merancang mengadakan kekerapan ujian melebihi daripada yang ditetapkan dalam SAPS.

3. Sekolah tidak tersenarai dalam SAPS.

Struktur tapak fail Google EForm GK telah ditetapkan untuk menerima masuk data-data yang diperlukan. Justeru itu, pengguna adalah dilarang mengubah struktur fail yang disediakan kerana sebarang perubahan struktur akan menganggu proses import data ke EForm GK nanti. Tiada analisis dilakukan dalam tapak fail Google EForm GK untuk mengelakkan saiz fail menjadi besar. Fail ini terdiri daripada dua helaian iaitu helaian DATA dan helaian KOD. Jika menggunakan telefon mudah alih, pengguna perlu memasang aplikasi Google Sheet terlebih dahulu.

1. HELAIAN DATA.

Helaian DATA adalah tempat pemasukkan data-data daripada guru kelas dan guru subjek. Helaian DATA mengandungi 3 bahagian:

BAHAGIAN A: MAKLUMAT KELAS

Guru kelas hendaklah melengkapkan maklumat kelas yang diperlukan, iaitu:

a) TAHUN - Input tahun semasa ujian/pepriksaan dilaksanakan.

b) NAMA KELAS - Input nama kelas dimulakan dengan angka. Contoh: 5 Bestari.
Angka pertama pada nama kelas akan menjadi rujukan fail untuk menyediakan senarai kod matapelajaran di Bahagian B nanti. Jika nama kelas dimulakan dengan

i) angka 1, 2 dan 3, maka senarai kod menengah rendah akan tersedia.

ii) angka 4 dan 5, maka senarai kod menengah atas akan tersedia.

c) NAMA GURU KELAS - Input nama guru kelas

d) NAMA UJIAN/PEPERIKSAAN - Input nama ujian/peperiksaan tanpa tahun kerana TAHUN telah dimasukkan dalam perkara (a).

BAHAGIAN B: SENARAI NAMA GURU SUBJEK DAN KOD MP

Guru subjek bertanggungjawab melengkapkan bahagian ini masing-masing. Dalam ruangan

i) NAMA GURU SUBJEK - Input nama penuh guru subjek. Subjek yang tidak mempunyai nama guru subjek akan menyebabkan gred tidak akan dipaparkan dalam EForm GK nanti dan seterusnya tiada analisis untuk subjek berkenaan. 

ii) KOD MP - Klik ruangan kod subjek berkenaan dan pilih kod matapelajaran daripada 'dropdown list'. Jika subjek berkenaan tiada dalam senarai,  sila tambah maklumat subjek berkenaan di helaian KOD terlebih dahulu. 

iii) BIL DATA TELAH DIKEYIN - Tidak perlu input sebarang data, ianya auto berdasarkan kemasukan data markah subjek berkenaan di Bahagian C nanti. Ciri ini dijadikan sebagai rujukan kepada guru subjek untuk memastikan bilangan data yang dimasukkan adalah lengkap berdasarkan bilangan pelajar sebenar yang mengingikuti subjek berkenaan.

1.3 BAHAGIAN C: DATA MARKAH PELAJAR

i) NAMA PELAJAR - Guru kelas bertanggungjawab memasukkan senarai nama pelajar kelasnya. Senarai nama boleh 'copy and paste special' daripada sumber lain. Pastikan menggunaka opsyen, 'paste special' supaya tidak mengganggu format yang telah ditetapkan. 

ii) KOD SUBJEK - Kod subjek telah tersedia berdasarkan kod yang telah dipilih di Bahagian A. Guru subjek bertanggungjawab input data markah setiap pelajar subjek yang berkenaan. Angka diatas kod subjek menunjukkan bilangan data markah yang telah dimasukkan untuk subjek berkenaan. Semasa keyin data markah pelajar, perkara berikut perlu diberi perhatian:

a) Elakkan mengunakan nombor perpuluhan. Input data markah nombor bulat 0 hingga 100 sahaja.

b) Input TH jika pelajar tidak hadir.

c) Input TB jika pelajar tidak mendaftar subjek berkenaan. Jangan biarkan ruangan markah tanpa sebarang respon data kerana ada dua kemungkinan yang boleh diambil kira iaitu terlupa keyin data atau tidak mengikuti subjek berkenaan.

d)  Jika menggunakan kaedah 'copy' daripada sumber lain,  pastikan memilih opsyen 'paste special'. 

e)  Berhati-hati memasukkan data agar tidak menggangu data markah yang telah dimasukkan oleh guru lain. 

iii) BIL. TH - Guru kelas hendaklah memasukkan bilangan tidak hadir pelajar berkenaan. Bilangan tidak hadir dikira sepanjang sesi persekolahan tahun semasa sehingga tarikh akhir ujian/peperiksaan semasa. Bilangan tidak hadir ini boleh diperolehi daripada Buku Rekod Kedatangan Murid (BKRM). Pengisian data bilangan tidak hadir adalah sebagai optional sahaja. Analisis kehadiran akan tersedia berdasarkan respon ini.

iv) STATUS ASRAMA - Guru kelas hendaklah memilih 'Y' jika peajar asrama dan 'T' jika bukan pelajar asrama. Pengisian data status asrama adalah sebagai optional sahaja. Analisis akademik asrama akan tersedia berdasarkan respon ini.

2. HELAIAN KOD

Helaian KOD menyenaraikan kod dan nama matapelajaran yang akan digunakan dalam 'dropdown list' di Helaian DATA. Jika terdapat nama subjek yang belum tersenarai, SU Peperiksaan bertanggungjawab mendaftarkan matapelajaran berkenaan mengikut kategori dalam helaian ini. 

MEMBUAT SALINAN GOOGLE EFORM GK UNTUK KELAS LAINNYA

1. Buka fail 'master copy Google EForm GK (Pastikan anda menggunakan versi terkini dan boleh diperolehi melalui link berikut: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1jKCj-1-NA3U_VTeQWtNmk5kVQWKNzakCrbNNPqc1LYw/edit?usp=drivesdk )

2. Klik urutan menu 'File' --> 'Make a copy' seperti yang ditunjukkan di bawah:

3. Klik ruangan 'Name' dan taipkan nama fail baharu berkenaan, seterusnya klik ruangan 'Folder' dan tetapkan folder di mana fail berkenaan akan disimpan. Klik 'OK' jika semua tetapan anda telah berpuas hati.

Pemilihan nama fail perlu diberi perhatian agar memudahkan pengguna mengetahui isi kandungan fail berkenaan pada masa akan datang. Contohnya: Penggunaan nama fail seperti 'GK PAT2020, 5 ALPHA' dapat memberi maklumat awal bahawa data dalam fail berkenaan adalah fail guru kelas,  PEPERIKSAAN AKHIR TAHUN 2020 untuk kelas 5 ALPHA.

4. Fail yang baharu berkenaan akan dibuka dan dipaparkan pada window yang baharu (new window) di browser yang anda gunakan. Isi kandungan adalah sama seperti fail asal. Kini pengguna bolehlah membuat suntingan (Edit) yang sesuai untuk kelas baharu berkenaan.

PERINGATAN !
JANGAN BUAT SEBARANG PERUBAHAN PADA FAIL ASAL DENGAN DATA UNTUK FAIL BAHARU BERKENAAN SEBELUM MEMBUAT SALINAN BAHARU (MAKE A COPY) KERANA PERUBAHAN YANG DILAKUKAN AKAN TERSIMPAN (AUTO SAVE) PADA FAIL YANG ASAL.

CARA MUAT TURUN (DOWNLOAD) GOOGLE EFORM GK.

Tapak fail Google EForm GK yang lengkap perlu dimuat turun untuk dianalisis secara offline menggunakan tapak EForm GK.

PERHATIAN:

Sila pastikan semua data telah lengkap di key-in sebelum mula memuat turun, terutama subjek 'pelengkap' seperti PI dan PM.  Sila semak di Jadual B analisis bilangan data yang telah di key-in.

Berikut beberapa kaedah dan langkah-langkah yang terlibat untuk  memuat turun fail Google EForm GK:

A. Kaedah 1 (satu kelas sahaja)

1. Buka fail  google eform kelas berkenaan (open file) dalam google drive.

2. Pada menu bar, pilih menu File ---> Download ---> Microsoft excel (.xls)

3. Tetingkap Save as akan dipaparkan, pilih folder dimana fail berkenaan hendak disimpan. Pastikan anda ingat kedudukan folder berkenaan dalam PC anda untuk proses seterusnya.

B. Kaedah 2 (satu kelas sahaja)

1. 'right-click' pada nama fail google EForm GK berkenaan.

2. Pilih menu Download daripada senarai opsyen yang dipaparkan.

3. Tetingkap Save as akan dipaparkan, pilih folder dimana fail berkenaan hendak disimpan. Pastikan anda ingat kedudukan folder berkenaan dalam PC anda untuk proses seterusnya.

C. Kaedah 3 (semua kelas dalam suatu folder tingkatan) - digalakkan guna kaedah ini. 

1. 'right-click' folder suatu tingkatan

2. Pilih menu Download daripada senarai opsyen yang dipaparkan.

3. Tetingkap Save as akan dipaparkan, pilih folder dimana folder berkenaan hendak disimpan. Pastikan anda ingat kedudukan folder berkenaan dalam PC anda untuk proses seterusnya.

4. Fail yang dimuat turun adalah dalam bentuk zip, maka ianya perlu di extract semula sebelum proses import ke EForm GK dibuat.