Pengenalan

Pakej E-Form untuk Pengurusan Peperiksaan Dalaman (E-Form SUPD) adalah fail-fail tapak MS Excel (MS Excel template file) yang dibina menggunakan MS Excel untuk mengumpul data dan seterusnya memproses data tersebut untuk menghasilkan analisis maksimum dalam bentuk output yang diharapkan secara cepat, tepat dan mudah disimpan untuk rujukan semasa dan akan datang dan seterusnya diambil tindakan. Setiap output disusun dalam helaian-helaian yang berasingan secara teratur. Output adalah dalam bentuk:
a. Jadual Analisis,
b. Graf,
c. Senarai calon yang memenuhi kreteria tertentu.
d. Slip keputusan (E-Report Card)

Kandungan Pakej:

Pakej E-Form Setiausaha Peperiksaan Dalaman terdiri daripada 4 tapak fail iaitu (Pakej Penuh):

a) E-Form GK (Guru Kelas T1 - T5) - untuk kegunaan Guru Kelas. Fail ini merupakan fail utama untuk kutipan pelbagai data markah, kehadiran dan status asrama.

b) E-Form PA(MR) (Penilai Akademik Menengah Rendah)

c) E-Form PA(MA) (Penilai Akademik Menengah Atas)

d) Google EForm GK - Link khas akan diberikan kepada pengguna berdaftar untuk kegunaan mengumpul markah secara online daripada guru subjek.  Guru subjek hanya perlu keyin markah ke dalam tapak setiap kelas melalui link yang diberikan.

Fail EForm GK merupakan fail utama kerana kemasukan data mentah adalah pada tapak fail ini. Proses memasukkan data fleksibel boleh dibuat samada secara:

1. Import SPPB - iaitu mengimport data secara auto daripada fail lembaran markah yang telah dimuat turun daripada web SPPB (IDME).

2. Import Google EForm GK - iaitu mengimport secara auto daripada fail Google Sheet yang disediakan khas.

3. Manual - iaitu keyin data setiap pelajar terus ke fail E-Form GK

Data-data daripada semua kelas dalam sesuatu tingkatan pula akan diimport masuk ke dalam tapak fail E-Form PA untuk di analisis secara maksimum dan seterusnya menghasilkan pelbagai output yang dikehendaki.

Ciri-ciri kebolehan integrasi antara beberapa fail ini membezakan Pakej EForm SUPD dengan tapak-tapak analisis peperiksaan yang ada dipasaran sekarang. Ciri ini membolehkan pengagihan tugas kepada individu yang berkenaan dengan fail yang sesuai. Contohnya E-Form GK untuk Guru Kelas dan E-Form PA untuk SU Peperiksaan atau Penyelaras Tingkatan.

Kreteria menentukan KDK/KDT

Pakej ini telah diprogramkan menapis prestasi calon untuk menentukan kedudukan dalam kelas (KDK) dan kedudukan dalam tingkatan (KDT) berdasarkan kreteria berikut mengikut keutamaan:

1. Status kelulusan (Lulus,  Gagal atau Tidak Hadir) 

2. Gred Purata Calon

3. Agreget keseluruhan

4. Peratus keseluruhan

5. Peratus BM

Keperluan Sistem Dan Had Penggunaan.

1. PC yang digunakan mesti mempunyai perisian MS Excel sekurang-kurangnya versi 2003 atau versi lebih tinggi dengan macro disetkan kepada mode ENABLE. Sila lihat cara untuk setting enable macro di link ini http://settingmacroexcel.blogspot.my

2. Jumlah kelas dalam suatu tingkatan maksima 15 kelas.

3. Jumlah subjek dalam 1 kelas maksima sehingga 15 subjek.

4. Jumlah calon dalam suatu kelas maksima 60 calon.

5. Jumlah keseluruhan calon dalam suatu tingkatan maksima 400 calon.

Panduan Penggunaan

Selain daripada apa yang terdapat dalam blog ini, panduan penggunaan lengkap juga disediakan dalam satu helaian khas pada setiap fail dalam pakej ini dan juga kumpulan telegram diwujudkan untuk membantu pengguna berdaftar menngunakan pakej ini dengan lebih berkesan. 

Pengguna Berdaftar

1. Pengguna berdaftar adalah pengguna yang menempah khas untuk sekolahnya. Hak milik adalah atas nama sekolah dan tidak dibenarkan mengubah sebarang maklumat sekolah yang telah ditetapkan.

2. Warga sekolah boleh menggunakan pakej ini tanpa had seperti membuat salinan atau save dalam mana-mana PC.

3. Tiada proses installation diperlukan kerana pakej ini adalah fail MS Excel sahaja tetapi telah diprogramkan dengan formula excel dan vba untuk membantu kerja-kerja analisis dan seterusnya menghasilkan output yang menarik dan relevan dengan keperluan semasa.

4. Logo dan maklumat lengkap sekolah akan dipaparkan sebagai 'letterhead' dalam semua helaian output. Ini bermakna setiap output yang dijana boleh digunakan terus sebagai pelaporan tanpa perlu mengolahnya semula. 

5. Pengguna berdaftar juga akan memperoleh secara percuma jika terdapat versi baharu dikeluarkan dari masa kesemasa.

6. Sedikit sumbangan pada kos mampu milik (berbanding output yang dijana,  fleksibiliti masa depan dan kos program analisis seumpamanya)  dikenakan atas penyediaan tapak fail Pakej EForm SUPD sesuatu sekolah. Sumbangan bukan atas software yang digunakan tetapi sebagai saguhati atas usaha penyediaan tapak fail dan proses penambahbaikan yang sentiasa dilakukan oleh penulis. 

7. Bagaimana menjadi pengguna berdaftar?

Cara 1:

Sila isi borang tempahan online yang terdapat di sebelah kanan blog ini. Selepas borang diterima, penulis akan menghubungi anda untuk tindakan selanjutnya.


Cara 2:

Sila hantar maklumat berikut:

a) Logo sekolah yang jelas.

b) Nama, alamat lengkap, no. tel, no. faks, kod sekolah dan email sekolah.

samada melalui:

1. whatsapp/Telegram 013-5450160 atau

2. email: arivai@gmail.com

Panduan Penggunaan E-Form GK (Guru Kelas) - Tindakan Guru Kelas

EForm GK (EForm Guru Kelas) adalah tapak yang digunakan untuk mengumpul data markah daripada guru subjek. Setiap kelas memerlukan 1 fail EForm GK. Ciri ini membezakan tapak-tapak analisis lainya yang biasanya memasukkan semua data kelas dalam satu fail untuk membolehkan analisis keseluruhan tingkatan boleh dilakukan.

Penggunaan 1 fail untuk 1 kelas membolehkan:

a. Pengagihan tugas dalam mengumpul dan mengurus data kelas berkenaan.

b. Analisis maksimum pencapaian kelas berkenaan dapat dilakukan dan dipersembahkan dalam pelbagai bentuk seperti analisis berjadual, senarai nama murid dan graf pencapaian.

Bergantung kepada pengurusan peperiksaan dalaman di sekolah masing-masing bagaimana mengumpul data peperiksaan, fail ini boleh dikendalikan kaedah seperti di bawah.

Kaedah Pemaukkan Data ke EForm GK

Terdapat 3 kaedah boleh digunakan untuk pemasukkan data ke dalam EForm GK, iaitu:

a) Kaedah 1 : Input data secara manual.

b) Kaedah 2 : Import data daripada lembaran markah SAPS.

c) Kaedah 3 : Import data daripada Google Sheet.

KAEDAH 1: INPUT DATA SECARA MANUAL

Hanya 3 langkah utama untuk memasukkan data ke dalam fail E-Form GK sebelum analisis lengkap dapat dijana secara maksima. Pastikan langkah-langkah penggunaan diikuti secara berurutan untuk menjamin kelancaran penggunaan.

LANGKAH 1: SILA KE HELAIAN HOME PAGE.

1.1 Masukkan maklumat asas yang diperlukan mengikut format iaitu

a) Tarikh rasmi keputusan - dalam format DD/MM/YYYY

b) Nama Kelas - wajib dimulakan dengan angka, contoh: 5 DELTA

c) Bilangan Pelajar - maksimum 60

d) Nama Guru Kelas

e) Nama Pen. Guru Kelas (Jika berkenaan)

f) Nama Pengetua atau wakil yang mengesahkan semua pelaporan

g) Jawatan pengetua atau wakil yang berkenaan

Tips: untuk data d) hingga f), sila pertimbangkan panjang teks yang sesuai untuk paparan E-Report Card calon di helaian E-REPORT CARD.

LANGKAH 2: SILA KE HELAIAN SETTING.

2.1 Dalam Jadual D, pilih ruangan Kod 1, klik sel dan pilih kod subjek daripada 'drop-down list' sehingga semua subjek kelas berkenaan lengkap. Bilangan data markah (Bil. Markah) tidak perlu dimasukkan, ianya dikira secara auto apabila ada pemasukkan data markah subjek berkenaan di helaian DATA.

2.2 Masukkan nama atau kod guru subjek berkenaan dalam ruangan yang disediakan. Data markah pelajar tidak akan diterima masuk dalam helaian DATA jika nama guru subjek yang berkenaan belum dimasukkan. Nama guru subjek akan dipaparkan dalam setiap analisis subjek berkenaan.

LANGKAH 3: SILA KE HELAIAN DATA

3.1 Dalam helaian Data, pada Jadual C, masukkan nama pelajar serta markah subjek berkenaan sehingga selesai. Semasa keyin data markah pelajar, perkara berikut perlu diberi perhatian:

a) Elakkan mengunakan nombor perpuluhan. Input data markah nombor bulat 0 hingga 100 sahaja.

b) Input TH jika pelajar tidak hadir.

c) Input TB jika pelajar tidak mendaftar subjek berkenaan. Jangan biarkan ruangan markah tanpa sebarang respon data.

d)  Jika menggunakan kaedah 'copy' daripada sumber lain,  pastikan memilih opsyen 'paste special - value'. 

3.2 Pada Jadual D, masukkan jumlah KEHADIRAN PENUH sehingga tarikh rasmi keputusan dan seterusnya masukkan BILANGAN TIDAK HADIR setiap pelajar.

3.4 Selepas semua data dilengkapkan, kini pengguna boleh menjana pelbagai output pada lain-lain helaian. Sila klik butang KEMASKINI yang disediakan pada helaian yang berkenaan untuk menjana data yang terkini.

3.5 Sila simpan (Save) fail dengan nama yang sesuai. 

Panduan lengkap juga terdapat pada helaian PANDUAN untuk setiap fail E-Form GK dan E-Form PA.

KAEDAH 2 : IMPORT DATA DARIPADA LEMBARAN MARKAH SAPS

Fail E-Form GK ini telah diprogramkan berkebolehan untuk mengimport data daripada lembaran markah SAPS. Sebelum menggunakan Kaedah 2 ini, pastikan semua guru subjek telah lengkapkan pemasukkan data dilaman web SAPS ujian yang berkenaan. Kaedah ini sebaik-baiknya dilakukan oleh setiausaha SAPS atau admin SAPS.

LANGKAH 1: MUAT TURUN LEMBARAN MARKAH KELAS SAPS

1.1 Log-in laman web SAPS dan ujian/peperiksaan yang berkenaan seterusnya muat turun lembaran markah mengikut kelas.

1.2 Turutan menu untuk memuat turun lembaran markah kelas adalah seperti yang ditunjukkan info garfik dan video berikut:

1.3 Klik EKSPORT KE EXCEL dan simpan fail dengan nama kelas berkenaan pada lokasi yang mudah anda ingat untuk proses import data ke EForm GK nanti. Ulang langkah di atas sehingga semua lembaran markah kelas berjaya dimuat turun.

1.4 Jika versi MS Excel pada PC anda adalah versi lebih tinggi daripada versi 2003, fail-fail lembaran markah kelas SAPS perlu dibuka (Open) dahulu dengan MS Excel anda kemudian 'save as type' excel 97 - 2003 workbook supaya tidak menganggu kelancaran proses import fail nanti. Video tutorial di bawah menunjukkan cara 'open' beberapa fail lembaran markah dan 'save as type' excel 97-2003 workbook semula dengan nama fail yang sama.

 

LANGKAH 2: IMPORT LEMBARAN MARKAH KELAS SAPS KE E-FORM GK

2.1 Buka (Open) fail E-F seperti yang ditunjukkan dalam video di bawah.

Video Tutorial Import Data Lembaran Markah SAPS ke EForm GK
https://www.youtube.com/watch?v=L4ccUTyHXgM

b) Pengguna hendaklah memuat turun terlebih dahulu lembaran markah SAPS mengikut kelas apabila semua guru subjek telah selesai key-in secara online melalui SAPS. Pastikan pengguna mengingati kedudukan fail disimpan dalam PC atau laptop yang digunakan.

c) Dalam helaian HOME PAGE klik butang IMPORT SAPS yang disediakan seterusnya ikut arahan yang dipaparkan.

KAEDAH 3: IMPORT DATA DARIPADA GOOGLE SHEET

a) Fail tapak lembaran markah Google EForm GK khas disertakan bersama pakej ini. Tapak ini digunakan untuk mengumpul data sahaja secara online. Fail Google EForm GK sebaiknya dilengkapkan dengan senarai nama pelajar dalam sesuatu kelas terlebih dahulu samada oleh Guru Kelas atau Setiausaha Pepepriksaan. Rujuk Panduan Penggunaan Google EForm GK.

b) Selepas guru subjek melengkapkan data secara online, admin akan memuat turun fail berkenaan dan mengimport data secara auto ke fail E-Form GK menggunakan butang khas yang disediakan. Sila rujuk video di bawah untuk panduan mengimport data daripada fail Google EForm GK ke EForm GK:

https://www.youtube.com/watch?v=LepUzkCShaY&feature=youtu.be

Klik disini untuk melihat contoh output analisis EForm GK

Panduan Penggunaan E-Form PA (Penilai Akademik) - Tindakan Penilai Akademik

Fail EForm PA digunakan untuk membuat analisis keseluruhan dalam sesuatu ujian untuk suatu tingkatan. Tapak fail EForm PA terdiri daripada dua tapak fail:

1. EForm PA (MR) - EForm Penilai Akademik (Menengah Rendah) digunakan utnuk Tingkatan 1 hingga 3.

2. EForm PA (MA) - EForm Penilai Akademik (Menengah Atas) digunakan untuk Tingkatan 4  hingga 5.

Ini bermakna setiap tingkatan akan ada fail EForm PA. Ciri ini membolehkan tugas membuat analisis keseluruhan dibahagikan kepada beberapa orang guru yang dilantik mengikut tingkatan.

Hanya 2 langkah utama untuk memasukkan data dalam fail ini sebelum pelbagai analisa yang menarik dan relevan dapat dijana pada setiap helaian output yang disusun dengan kemas dan boleh terus dicetak sebagai bahan pelaporan tanpa perlu mengolahnya semula.

Langkah 1: Sila ke helaian HOME PAGE.

1.1 Klik butang LOCK/UNLOCK yang disediakan dalam helaian ini dan masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan khas yang dibekalkan. Setelah status 'UNLOCK' dipaparkan maka pengguna boleh memasukkan data dalam fail ini. Penuhkan maklumat asas yang diperlukan dalam helaian HOME PAGE berkenaan.

Langkah 2: Sila ke helaian DATA EFORM GK.

2.1 Klik butang IMPORT EFORM GK yang disediakan dan ikut arahan yang dipaparkan untuk memilih fail EForm GK yang berkenaan. Tunggu sehingga status import fail dipaparkan.

2.2 Jika berjaya, kotak dialog akan memaparkan opsyen samada teruskan proses import untuk kelas lain atau tidak. Pilih 'YA' sehingga semua fail kelas selesai diimport.

2.3. Setelah semua data kelas telah diimport masuk, kini pengguna boleh menjana pelbagai output yang telah diprogramkan. Output adalah dalam format jadual, graf, dan senarai nama calon yang disusun dalam helaian-helaian yang berlainan.

DOWNLOAD PANDUAN RINGKAS PENGGUNAAN E-FORM PA DISINI

Kini setiausaha peperiksaan dalaman atau guru yang diberi tugas membuat analisis keseluruhan, tidak perlu lagi risau tentang kerja analisis setiap kali selepas ujian dalaman. Buatlah seberapa banyak ujian dalaman, kami setiausaha peperiksaan hanya perlu 'klik' dan pelbagai analisis siap !! :)